Anskaffelser i Agder Energi Nett
Målsettingen for alle anskaffelser er å oppfylle kravet til selskapets samfunnsansvar, opprettholde aktivitetsnivået, de vedtatte innkjøpsstrategiene og sikre de beste innovative og bærekraftige løsningene som markedet kan tilby nå og i fremtiden til konkurransedyktige betingelser.
- Alle anskaffelser skal gjennomføres på en måte som sikrer høy forretningsetisk standard.
- Alle anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse, være etterprøvbare og dokumenterte.
- Alle anskaffelser skal vurderes opp mot samlede levetidskostnader og hensynta oppfyllelse av FNs bærekraftmål.
Spørsmål vedrørende innkjøp kan stilles innkjøpsseksjonen via: innkjopaen1@ae.no
Agder Energi Nett følger nøye utviklingen i pandemien som følge av Covid19-viruset, og vi følger de til enhver tid de gjeldende retningslinjene fra helsemyndighetene. Vi ønsker å bidra best mulig i den nasjonale dugnaden for å redusere smittespredningen i den norske befolkningen.
I tillegg har Agder Energi Nett en viktig samfunnsoppgave med ansvar for sikker strømlevering for at samfunnet skal fungere. Vi har derfor igangsatt en rekke tiltak i egen virksomhet for å sikre at vi kan ivareta dette fremover. Dette er tiltak som blant annet hjemmekontorløsning for alle ansatte, restriksjoner knyttet til reise, fysiske møter, håndhilsning, osv.
Vi baserer mye av vår virksomhet på levering av varer, kompetanse og kapasitet fra mange ulike leverandører. Dette vil også i stor grad fortsette i ukene og månedene som kommer. Men - vi ber våre leverandører som har konsulenter i oppdrag for Agder Energi Nett og som har kontorplass i våre lokaler, om å benytte leverandørens lokale kontor eller hjemmekontor frem til smitteperioden er over.
Levering av varer må også avtales i hvert enkelt tilfelle da kontaktperson/mottaker hos oss i mange tilfeller vil være på hjemmekontor.
Agder Energi Nett regner med at behovet for eksterne tjenesteleveranser vil kunne variere i tiden som kommer som følge av pandemisituasjonen. Dette ber vi om forståelse for, og ønsker at fremdrift, milepælsplaner og leveranser avstemmes på nytt med kontaktperson hos oppdragsgiver. Noen oppdrag vil avbestilles, noen vil skyves ut i tid, noen vil prioriteres mens andre vil gå som normalt.
Det er også viktig å nevne at vi, som følge av pandemi-situasjonen, kan ha behov for ekstra kapasitet, kompetanse og varer fra enkelte av våre leverandører.
Ved spørsmål, ta kontakt med deres kontaktperson i innkjøp i Agder Energi Nett AS.
Agder Energi Netts arbeid med samfunnsansvar skal være forretningsmessig basert og i samsvar med den bransjemessige og generelle nasjonale utviklingen på området.
Agder Energi Nett lever opp til de føringer som kommer fra norske myndigheter og etterlever prinsippene i FN-initiativet The Global Compact innenfor områdene menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og anti-korrupsjon.
Les mer i Retningslinjer for samfunnsansvar og etikk for Leverandører
Agder Energi Nett godtar kun elektroniske fakturaer fra våre leverandører. Hensikten er å redusere behandlingstiden, øke kvaliteten og at vi sammen gjør en felles innsats for miljøet ved å redusere papirbruken. Det samme gjelder også for kreditnota og purringer.
Agder Energi Nett benytter EHF som standard for faktura og kreditnota. For å sikre en korrekt behandling av fakturaene fra våre leverandører, er vi avhengig av at fakturaene tilfredsstiller noen minimumskrav. Kravene er i henhold til DIFI sine retningslinjer for formatet.
Sende faktura
Leverandører kan benytte ulike verktøy for å sende faktura til våre selskap.
EHF - Elektronisk Handelsformat
De fleste økonomisystem støtter dette formatet, for mer info se anskaffelser.no. Det kreves ingen testfaktura før oppstart, men det gjøres oppmerksom på at fakturafiler som ikke tilfredsstiller referansekravene vil bli avvist og returnert.
Web-fakturaportal
For leverandører som ikke har mulighet for å sende EHF faktura fra sitt fakturasystem, kan man benytte ulike løsninger for web-fakturaportal. Her skriver du inn din faktura på en nettside og tjenesten sender fakturaen i riktig format og infrastruktur til mottaker. Sender du få fakturaer så kan dette være løsningen for deg. SendRegning er eksempel på et slikt system. Mer informasjon om løsningen og veiledning for å sende faktura, se sendregning.no.
Løsningen koster kr. 11 pr faktura. Agder Energi Nett har ingen avtale med disse selskapene og kan ikke bistå med support på tjenestene, kontakt tilbyderne direkte.
Krav til referanser på fakturaen
Alle fakturaer må ha en referanse. Nedenfor er det gitt en forklaring på de ulike referansene:
1. Bestillings-/ ordrenummer
Dette skal oppgis dersom innkjøpsordre fra et Agder Energi Nett foreligger. Ordrenummer er et heltall (ingen bokstaver, tegn eller mellomrom skal oppgis i feltet). Dersom innkjøpsordre ikke foreligger, skal feltet holdes tomt eller merkes med bokstavene NA
EHF referanse: OrderReference/ID
2. Deres referanse
Her skal det legges inn et 6-sifret ansattnummer (ingen bokstaver, tegn eller mellomrom). Ansattnummeret er oppgitt på innkjøpsordre. Dersom innkjøpsordre ikke foreligger, ta kontakt med din kontaktperson hos oss for å få oppgitt ansattnummeret. Feltet er obligatorisk i EHF og må inneholde en verdi.
EHF-referanse: BuyerReference
3. Kontrakt-/ Rammeavtalenummer
Her kan kontrakts- / rammeavtalenummer legges inn. Nummeret avklares med kontaktperson hos oss.
EHF referanse: ContractDocumentReference/ID
4. Tilleggsreferanser
Her kan referanser som ikke er dekket over angis. Mer enn en tilleggsreferanse kan angis.
EHF referanse: AdditionalDocumentReference/ID
Øvrige krav
I våre standard avtalevilkår fremgår det at vi har netto 30 dagers betalingsbetingelser. Dersom ikke noe annet er avtalt, forutsettes det at fakturaen er i samsvar med dette. Frakt og eventuelle fakturagebyrer må være avtalt på forhånd. Våre standard leveringsbetingelser er i henhold til INCOTERMS 2010– DDP (fritt levert). Vi aksepterer normalt ingen fakturagebyrer.
Status på pågående anskaffelser, og informasjon om det fremtidige anskaffelsesbehovet finner du her:
· Anskaffelsesbehov AE Nett AS.pdf
Oversikten oppdateres månedlig.
Agder Energi Nett benytter Achilles UNCE som leverandør- og kvalifikasjonsordning i de fleste utlysninger/konkurranser.
Vi oppfordrer alle som ønsker å bli leverandør til Agder Energi Nett om å registrere seg i Achilles UNCE.
På grunn av føringer i kraftberedskapsforskriftens § 6-7. Personkontroll, krever Agder Energi Nett at det gjennomføres en kontroll av alt personell som har tilgang til særskilte deler av vår virksomhet. Dersom Agder Energi Nett krever det er Leverandøren pliktig til å gjennomføre bakgrunnssjekk – og i noen tilfeller også kredittsjekk - av personell som skal yte tjenester for Agder Energi Nett.
Leverandøren skal dokumentere gjennomført bakgrunnssjekk for aktuelle personer før oppstart av arbeidet. Dersom bakgrunnssjekken påviser anmerkninger av betydning, skal dette alltid tas opp/diskuteres med Agder Energi Nett.
