Anskaffelser i Agder Energi Nett
Målsettingen for alle anskaffelser er å oppfylle kravet til selskapets samfunnsansvar, opprettholde aktivitetsnivået, de vedtatte innkjøpsstrategiene og sikre de beste innovative og bærekraftige løsningene som markedet kan tilby nå og i fremtiden til konkurransedyktige betingelser.
- Alle anskaffelser skal gjennomføres på en måte som sikrer høy forretningsetisk standard.
- Alle anskaffelser skal, så langt det er mulig, være basert på konkurranse, være etterprøvbare og dokumenterte.
- Alle anskaffelser skal vurderes opp mot samlede levetidskostnader og hensynta oppfyllelse av FNs bærekraftmål.
Spørsmål vedrørende innkjøp kan stilles innkjøpsseksjonen via: innkjopaen1@ae.no
Agder Energi Netts arbeid med samfunnsansvar skal være forretningsmessig basert og i samsvar med den bransjemessige og generelle nasjonale utviklingen på området.
Agder Energi Nett lever opp til de føringer som kommer fra norske myndigheter og etterlever prinsippene i FN-initiativet The Global Compact innenfor områdene menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og anti-korrupsjon.
Les mer i Retningslinjer for samfunnsansvar og etikk for Leverandører
Agder Energi Nett godtar kun elektroniske fakturaer fra våre leverandører. Hensikten er å redusere behandlingstiden, øke kvaliteten og at vi sammen gjør en felles innsats for miljøet ved å redusere papirbruken. Det samme gjelder også for kreditnota og purringer.
Agder Energi Nett benytter EHF som standard for faktura og kreditnota. For å sikre en korrekt behandling av fakturaene fra våre leverandører, er vi avhengig av at fakturaene tilfredsstiller noen minimumskrav. Kravene er i henhold til DIFI sine retningslinjer for formatet.
Sende faktura
Leverandører kan benytte ulike verktøy for å sende faktura til våre selskap.
EHF - Elektronisk Handelsformat
De fleste økonomisystem støtter dette formatet, for mer info se anskaffelser.no. Det kreves ingen testfaktura før oppstart, men det gjøres oppmerksom på at fakturafiler som ikke tilfredsstiller referansekravene vil bli avvist og returnert.
Web-fakturaportal
For leverandører som ikke har mulighet for å sende EHF faktura fra sitt fakturasystem, kan man benytte ulike løsninger for web-fakturaportal. Her skriver du inn din faktura på en nettside og tjenesten sender fakturaen i riktig format og infrastruktur til mottaker. Sender du få fakturaer så kan dette være løsningen for deg. SendRegning er eksempel på et slikt system. Mer informasjon om løsningen og veiledning for å sende faktura, se sendregning.no.
Løsningen koster kr. 11 pr faktura. Agder Energi Nett har ingen avtale med disse selskapene og kan ikke bistå med support på tjenestene, kontakt tilbyderne direkte.
Krav til referanser på fakturaen
Alle fakturaer må ha en referanse. Nedenfor er det gitt en forklaring på de ulike referansene:
1. Bestillings-/ ordrenummer
Dette skal oppgis dersom innkjøpsordre fra et Agder Energi Nett foreligger. Ordrenummer er et heltall (ingen bokstaver, tegn eller mellomrom skal oppgis i feltet). Dersom innkjøpsordre ikke foreligger, skal feltet holdes tomt eller merkes med bokstavene NA
EHF referanse: OrderReference/ID
2. Deres referanse
Her skal det legges inn et 6-sifret ansattnummer (ingen bokstaver, tegn eller mellomrom). Ansattnummeret er oppgitt på innkjøpsordre. Dersom innkjøpsordre ikke foreligger, ta kontakt med din kontaktperson hos oss for å få oppgitt ansattnummeret. Feltet er obligatorisk i EHF og må inneholde en verdi.
EHF-referanse: BuyerReference
3. Kontrakt-/ Rammeavtalenummer
Her kan kontrakts- / rammeavtalenummer legges inn. Nummeret avklares med kontaktperson hos oss.
EHF referanse: ContractDocumentReference/ID
4. Tilleggsreferanser
Her kan referanser som ikke er dekket over angis. Mer enn en tilleggsreferanse kan angis.
EHF referanse: AdditionalDocumentReference/ID
Øvrige krav
I våre standard avtalevilkår fremgår det at vi har netto 30 dagers betalingsbetingelser. Dersom ikke noe annet er avtalt, forutsettes det at fakturaen er i samsvar med dette. Frakt og eventuelle fakturagebyrer må være avtalt på forhånd. Våre standard leveringsbetingelser er i henhold til INCOTERMS 2010– DDP (fritt levert). Vi aksepterer normalt ingen fakturagebyrer.
Status på pågående anskaffelser, og informasjon om det fremtidige anskaffelsesbehovet finner du her:
· Anskaffelsesbehov AE Nett AS.pdf
Oversikten oppdateres månedlig.
Agder Energi Nett benytter Achilles UNCE som leverandør- og kvalifikasjonsordning i de fleste utlysninger/konkurranser.
Vi oppfordrer alle som ønsker å bli leverandør til Agder Energi Nett om å registrere seg i Achilles UNCE.
På grunn av føringer i kraftberedskapsforskriftens § 6-7. Personkontroll, krever Agder Energi Nett at det gjennomføres en kontroll av alt personell som har tilgang til særskilte deler av vår virksomhet. Dersom Agder Energi Nett krever det er Leverandøren pliktig til å gjennomføre bakgrunnssjekk – og i noen tilfeller også kredittsjekk - av personell som skal yte tjenester for Agder Energi Nett.
Leverandøren skal dokumentere gjennomført bakgrunnssjekk for aktuelle personer før oppstart av arbeidet. Dersom bakgrunnssjekken påviser anmerkninger av betydning, skal dette alltid tas opp/diskuteres med Agder Energi Nett.
Åpenhetsloven kal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Loven skal sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser på disse rettighetene.
Enhver har ved skriftlig forespørsel rett på informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.
Et krav om informasjon kan avslås dersom:
- Kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder
- Kravet er åpenbart urimelig
- Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold
- Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningene angår
Retten til informasjon om faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som virksomheten er kjent med, gjelder uavhengig av begrensningene i annet ledd.
Retten til informasjon omfatter ikke informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven
Henvendelser til Agder Energi Nett AS om informasjon etter åpenhetsloven kan sendes via vårt kontaktskjema.
Agder Energi Nett AS vil svare på henvendelser innen 3 uker. I særlige tilfeller er svarfristen 2 måneder.
Kontaktpersoner
